Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Bouwstem is een SaaS-dienst van CJS Software, handelend onder de naam Bouwstem, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42191909. Voor privacyvragen bereik je ons via info@bouwstem.nl.

CJS Software is verwerkingsverantwoordelijke voor accountgegevens, abonnementen en de beveiliging van de dienst. Voor klantgegevens die jij als vakman invoert, ben jij in beginsel verwerkingsverantwoordelijke en verwerken wij deze gegevens voor jouw gebruik van Bouwstem.

2. Jouw gegevens blijven van jou

Ingevoerde klant- en offertegegevens blijven 100% eigendom van jou als gebruiker. Ook je facturen, bedrijfsgegevens en eigen inhoud blijven van jou. Bouwstem verkrijgt geen eigendomsrecht op deze gegevens; wij gebruiken ze alleen om de dienst te leveren, te beveiligen en jouw opdrachten uit te voeren. De privacyrechten van jouw klanten blijven onverminderd gelden.

3. Welke gegevens verwerken we en waarom?

• Account- en bedrijfsgegevens, zoals je e-mailadres, bedrijfsnaam, contactgegevens, KvK- en btw-nummer en IBAN, voor je account en de opmaak van documenten.
• Klantgegevens, offertes, facturen, documentstatussen, handtekeningen en onderhoudsherinneringen om jouw administratie en klantcontact mogelijk te maken.
• Ingesproken audio en tekst om werkzaamheden om te zetten naar offerteregels. Bouwstem bewaart de audio niet als permanent klantdocument.
• Abonnements- en betalingsgegevens voor betaling en administratie. Betalingen lopen via een betalingsdienstverlener.
• Technische gegevens, zoals netwerk-, browser- en foutgegevens, voor beveiliging, misbruikpreventie en een betrouwbare werking.

Voor accountbeheer en abonnementen baseren wij de verwerking op de uitvoering van de overeenkomst. Voor wettelijke administratieverplichtingen geldt een wettelijke verplichting. Voor beveiliging en misbruikpreventie gebruiken wij ons gerechtvaardigd belang, met aandacht voor jouw privacy. Voor klantgegevens handelen wij op jouw instructie; jij zorgt voor een geldige grondslag voor gegevens van je klanten.

4. Beveiliging en Europese opslag

De primaire database van Bouwstem wordt gehost in een Europese regio (EU). Gegevens in deze database worden versleuteld opgeslagen; verbindingen worden beveiligd met HTTPS/TLS. Gebruikersgebonden toegangsregels beperken de toegang tot je administratie.

Europese databaseopslag betekent niet dat elke verwerking uitsluitend binnen de EU plaatsvindt. Hosting-, betaal-, e-mail- en AI-dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Daarvoor zijn passende AVG-waarborgen nodig, zoals een adequaatheidsbesluit of Europese standaardcontractbepalingen. Neem contact met ons op voor informatie over de betrokken dienstverleners en waarborgen. Geen online dienst kan absolute veiligheid garanderen.

5. AI-verwerking en delen met dienstverleners

Om spraak en tekst naar offerteregels om te zetten, sturen wij de daarvoor benodigde invoer naar de gebruikte transcriptie- en AI-dienstverleners. Vermeld geen gevoelige persoonsgegevens die niet nodig zijn voor je offerte.

Wij verkopen je gegevens nooit door aan derden. Wij gebruiken jouw klant- en offertegegevens niet om openbare AI-modellen te trainen. Dienstverleners krijgen alleen gegevens die nodig zijn voor hun taak, zoals hosting, AI-verwerking, betalingen en e-mailbezorging. Eventuele technische bewaring door een dienstverlener valt onder diens afspraken en privacyvoorwaarden; wij beloven daarom niet dat alle gegevens bij iedere dienstverlener direct worden gewist.

Een openbare offertelink geeft toegang tot het document aan iedereen die die link heeft. Deel deze daarom alleen met de bedoelde ontvanger.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig voor de dienst, beveiliging en wettelijke verplichtingen. Opgeslagen documenten blijven beschikbaar zolang je ze in je account bewaart. Na een verwijderverzoek verwijderen wij de betreffende gegevens, behalve voor zover een wettelijke verplichting of een concrete juridische noodzaak verdere bewaring vereist. Restkopieën in back-ups verdwijnen volgens de bewaartermijnen van de hostingdienst en zijn niet bedoeld voor dagelijks gebruik.

Als ondernemer ben je zelf verantwoordelijk voor de wettelijke bewaarplicht van je administratie, doorgaans zeven jaar. Exporteer documenten die je moet bewaren voordat je ze of je account laat verwijderen; Bouwstem biedt geen garantie op zeven jaar archivering.

7. Inzien, exporteren en definitief verwijderen

Je kunt op elk moment jouw gegevens inzien en een export of definitieve verwijdering aanvragen. Beschikbare gegevens en documenten kun je in de app bekijken, aanpassen en downloaden. Voor een volledige export, verwijdering van je account of hulp mail je naar info@bouwstem.nl.

Je hebt daarnaast recht op correctie, beperking van verwerking en, waar van toepassing, overdraagbaarheid en bezwaar. Waar verwerking op toestemming berust, kun je die intrekken. Wij kunnen je identiteit controleren en reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan die termijn volgens de AVG worden verlengd; dat laten wij tijdig weten. Wettelijke bewaarplichten kunnen directe volledige verwijdering beperken.

Heb je een klacht? Neem eerst contact met ons op. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Wijzigingen en contact

Bij wijzigingen in onze verwerking passen wij deze verklaring aan. Belangrijke wijzigingen communiceren wij via de app of per e-mail. Vragen of privacyverzoeken: CJS Software / Bouwstem, KvK 42191909, info@bouwstem.nl.